Factura Electrónica - Conceptos Básicos RG3749/15

Aquí los conceptos básicos para entender qué es, a quién afecta y cómo implementar Factura Electrónica en tu empresa.

Qué es factura electrónica?

Es una forma diferente de hacer los comprobantes legales donde en general, NO se requiere la obligación de imprimirlos.

Factura Electrónica no es algo nuevo. En Argentina hace muchos años que está en vigencia pero para las grandes empresas y los Monotributistas de las categorías más altas. Hoy estamos escuchando hablar mucho del tema porque la AFIP mediante la RG3749/15 estableció la adhesión obligatoria para todos los Responsables Inscriptos con lo cual se vuelve masiva. En el resto del mundo la factura electrónica existe hace mucho y está totalmente incorporada a la vida cotidiana.

Cuál es la diferencia con el sistema actual?

Sistema Actual

Sistema Nuevo (factura electrónica)

SistemaActualFacturaElectronica SistemaNuevoFacturaElectronica
  1. La empresa pide autorización a la AFIP
  2. Si la AFIP la autoriza, le entrega el CAI
  3. La empresa va a la Imprenta con el CAI para solicitar talonarios
  4. La imprenta verifica el CAI, produce los talonarios y los entrega a la empresa
  5. La empresa cuando realiza una venta, completa una factura del talonario por duplicado y entrega el original al cliente. El duplicado lo guarda (obligatorio).
  1. Cuando la empresa realiza una venta pide autorización a la AFIP para facturar.
  2. Si todo está en orden, la AFIP autoriza a la empresa a facturar entregándole un CAE (código de autorización electrónica)
  3. La empresa envía la factura por e-mail al cliente y/o imprensa.

 

Qué valida la AFIP?

  • Cada pedido individualmente
  • Que el cliente sea válido
  • Que el emisor este autorizado a facturar

 

Quién debe adherirse OBLIGATORIAMENTE a Factura Electrónica a partir del 1 de Julio (si no hay prórroga)?

  • Todos los Responsables Inscriptos
  • Algunos Exentos

 

Importante aclaración: quien ingresa al sistema de factura electrónica ya sea obligatoria o voluntariamente ya NO PUEDE SALIR. Todas aquellas empresas que se pasen al régimen antes del 1 de Julio (o del momento de entrada en vigencia si es que AFIP establece una prórroga) quedan OBLIGADOS DE POR VIDA al régimen de factura electrónica. Por eso la sugerencia es esperar hasta último momento, para evitar quedar dentro del sistema antes de que sea estríctamente necesario. Hay que tener en cuenta que AFIP incluye una cantidad muy grande de contribuyentes al sistema de factura electrónica de "un día para el otro" por lo que hay dudas razonables sobre la estabilidad que vaya a tener el sistema, esta es la razón por la cual aconsejamos desde nuestro lugar de tecnólogos, esperar.

 

Cómo hago para pasarme a Factura Electrónica?

  Software Comprobantes en línea
Descripción Se adquiere un software que genera los comprobantes electrónicos automáticamente y que incluya la gestión administrativa de la empresa. La AFIP puso a disposición de los tributantes un sistema llamado "Comprobantes en línea" para hacer los comprobantes electrónicos. Se ingresa desde el sitio de AFIP y se precisa Clave Fiscal Nivel 2.
Pros
  • Como el sistema se conecta directo con la AFIP, la operatoria es transparente para el usuario.
  • En el caso del FactureYa! v.3, se puede seguir trabajando mientras el sistema se conecta con la AFIP para hacer los comprobantes en línea ya que opera con una "cola".
  • Se puede elegir el diseño de los comprobantes y realizar la impresión de los mismos sobre un pre-impreso economizando en toner.
  • Los errores de AFIP son manejados por el sistema.
  • Se aprovecha la facturación electrónica para agilizar la gestión administrativa de la empresa (cuenta corriente, compra, ventas, etc.)
  • Se puede tener lista de precios para hacer más rápido el ingreso de los ítems a la factura.
  • A la AFIP sólo se envían los datos del cliente y el total de la factura.
  • Hay más tiempo para la confección de los comprobantes.

 

  • En caso de que la empresa tenga una operatoria sencilla y no realice muchos comprobantes al mes puede ser una solución.
  • Es gratuito.
Contras
  • Si la empresa no realiza muchos comprobantes al mes y tiene una operatoria muy sencilla puede resultar costoso y más complejo que utilizar comprobantes en línea. 
  • Tiene costo.
  • El usuario debe aprender a usar este servicio que no es muy claro.
  • La sesión dura poco por lo que el usuario debe apurarse en ingresar todos los datos de la factura sino se vence la sesión, pierde lo que está haciendo y tiene que volver a ingresar todos los datos.
  • Las facturas hay que hacerlas de a una a la vez y hasta no estar aprobadas no se puede seguir operando.
  • El diseño del comprobante lo hace la AFIP y es muy básico. No se puede seguir con el diseño de la empresa lo que debilita la imágen corporativa.
  • En caso de errores, hay que saber interpretarlos.
  • No sirve para la gestión administrativa. Una vez hecha la factura, hay que duplicar la información en el sistema administrativo de la empresa (soft o manual).
  • El soporte de AFIP es deficiente.

 

Adicionalmente hay que tener en cuenta que en ambos casos se requiere una conexión a Internet.

 

Nuestra propuesta

Creamos el sistema FactureYa! v.3 seguro para Factura Electrónica. Los beneficios de nuestro sistema son:

  • No necesita comprar nuevo hardware (equipos PC) para poder usarlo
  • Se puede acceder y usar desde cualquier lugar y dispositivo (PC con Windows o Linux, MAC, Tablet, Smartphone, etc)
  • No requiere instalación
  • Las actualizaciones son automáticas y gratuitas
  • El soporte está incluído dentro del costo.
  • Evita los puntos críticos de errores más frecuentes como por ejemplo, problemas de:
    • conexión a Internet
    • virus y antivirus
    • actualizaciones de sistema operativo y/u otros programas que cierren los puertos de conexión del sistema
    • compatibilidad de sistemas
    • errores al momento de actualizar la plataforma
    • conexión entre equipos de la misma red interna de la empresa
    • firewall
    • formateo de equipos
    • resguardo de la información
    • obsolecencia de equipos
    • disponibilidad del soporte técnico
    • conocimientos de quién le hace el soporte técnico
    • etc.

Para más información sobre FactureYa! v.3 seguro para factura electrónica, por favor, siga este enlace: http://www.smartsol.com.ar/info-factureya-v3-futuros-usuarios

 

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