Los 18 adelantos tecnológicos que toda gráfica debe teneramigarseConTecnologias

Toda empresa gráfica se vería beneficiada si pudiera contar con algunas tecnologías que le facilitan el trabajo y le brinda mayores oportunidades de llegar a sus clientes. En este artículo les contamos cuáles son, cómo los pueden beneficiar y cómo conseguirlas (la mayoría estan al alcance de todos y otras son hasta gratuitas!)

La tecnología “toca” de una forma muy singular a la Industria Gráfica. No sólo le brinda ventajas competitivas como en el caso de la impresión digital que facilita la realización de producto de bajas tiradas a un costo razonable para el cliente o como el e-mail que hace mucho más fluida la comunicación con los cliente, sino que algunas pueden opacar sus oportunidades en caso de que no las manejen e implementen como por ejemplo, un programa numerador.

A continuación les presentamos algunas tecnologías de las cuales las Empresas Gráficas se pueden beneficiar para hacer más rentable su trabajo y mejorar sus oportunidades.

Lo básico

1. Conexión a Internet: tener conexión a Internet no sólo facilita la comunicación con el cliente porque se pueden enviar y recibir e-mails, sino que es útil para consultar información, encontrar imágenes para los diseños, estudiar el comportamiento de sus clientes, conocer la oferta de la competencia y estar al tanto de licitaciones que pueden ser oportunidades de negocio. En las zonas donde la conexión no es muy buena, pueden contar con más de un proveedor, para asegurarse de estar conectados en todo momento.

Para vender más

2. E-mail: lo ideal es tener dominio propio (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) porque brinda una imagen más profesional y sólida frente a los clientes. Pero si no es posible, al menos tener una cuenta en Hotmail, Yahoo o Gmail es necesario para poder recibir consultas de sus clientes, enviar presupuestos, etc. Recuerden que el 95% de los usuarios de Internet tiene e-mail.

3. Sitio Web: es conveniente poseer un sitio web donde dar a conocer a la empresa y contar sobre el tipo de trabajos que se producen. Agregar un formulario de contacto ayuda a recibir más consultas. Ojo, tener un sitio web que no esté optimizado para los buscadores puede ser una pérdida de tiempo y dinero. Hoy día los sitios web tienen que estar diseñados de forma tal que Google pueda ubicarlos por algunas palabras claves. También se ha hecho prioritario que el diseño sea adaptativo, es decir, que sirva para que el sitio pueda ser visto en PC, Tablet, Mac y SmartPhone. Consideren que el 24% de los usuarios de Internet de Argentina, se conectan desde su SmartPhone.

Aún sin sitio web?monoMail

En www.MonoSitios.com.ar puede encontrar una alternativa rápida y económica para tener su sitio web!

4. Mercado Libre: Es un sitio web para comprar y vender de todo. Está organizado por categorías y cobran comisión por ventas o un costo fijo por aviso, cada uno elige el método que mejor le convenga. En caso de que puedan generar algunas promociones que sean verdaderamente competitivas, pueden crearse un usuario en Mercado Libre para ofrecer esa promoción. Hay que tener en cuenta que los usuarios de Mercado Libre esperan encontrar un muy buen precio. Si no tienen la posibilidad de ofrecer un producto/servicio a un costo competitivo es mejor no tomarse el tiempo y la molestia de publicar en MercadoLibre.

Para poder hacer más tipos de trabajos y reducir costos

5. Programa numerador: ya sea que tengan una máquina numeradora automática o manual, que esten mandando a numerar afuera, hoy en día no hay máquina numeradora que pueda ofrecerles la versatilidad de un programa numerador. Un programa numerador les permite numerar cualquier tipo de trabajo, con infinitas numeradoras a la vez, utilizar diversas tipografías, colores, tamaños, rotar los números, saltar, hacer LO-QUE-QUIERAN! El costo además es muy económico comparado con los otros métodos de numeración. Para imprimir pueden utilizar cualquier impresora, desde una chorro de tinta hogareña hasta una impresora láser profesional. Centros de copiado y quienes hagan impresión digital, pueden ahorrar hasta un 50% en trabajos numerados porque en una sóla pasada pueden imprimir a la vez, el diseño y la numeración. Muy conveniente en caso de alquiler por clic. 

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6. Sistema de tinta continuo: ideal para numerar con un programa numerador y para trabajos de baja tirada también. Los sistemas de tinta continuos se acoplan a las impresoras chorro de tinta y producen un ahorro que en algunos casos llega al 90% en el costo de las tintas. Del mismo modo la recarga o reciclado de cartuchos de toner para impresoras láser permiten un importante ahorro.

7. Generador de códigos de barras: tener la posibilidad de generar códigos de barras abre muchas oportunidades de trabajo. Se pueden agregar códigos de barras a chequeras, comandas, tickets, vales, folletos promocionales, etc. El pedido de incluir códigos de barras en trabajos numerados creció un 35% este año (según datos aportados por cliente de Wichi Web programa numerador). 

Para hacer comprobantes AFIP y cumplir con las disposiciónes

8. Generador de códigos de barras AFIP: si hacen comprobantes AFIP (facturas, remitos, recibos, notas de crédito, notas de debito. A y B) es imprescindible agregarles el código de barras que AFIP dispuso desde 2005. Pero tengan en cuenta de desde 2005 hasta la fecha, AFIP fue incluyendo más códigos como los de la industria lechera, los de reciclaje de materiales, los de compra-venta de autos usados y los más recientes de Abril de 2014 para la Industria Pesquera. Contar con un sistema que genere los códigos de barras y el respaldo de una empresa que se ocupa de mantenerlo actualizado es fundamental no sólo para poder hacer comprobantes, sino para aprovechar las oportunidades de los nuevos formularios que AFIP va emitiendo. Nuestro programa numerador Wichi Web a partir del 1 de Septiembre de 2014 también genera los códigos de barras de AFIP y se encuentra totalmente actualizado.

Nota: con el programa numerador Wichi Web ya tienen en un sólo sistema, un programa numerador, un programa generador de códigos de barras general y un programa generador de códigos de barras AFIP! Más info en  http://www.smartsol.com.ar/numeradores.html

9. Generador del F.479: toda gráfica AFIP que produzca para sus clientes comprobantes tipo C, tiene la OBLIGACION de presentar semestralmente el formulario 479 para informar los comprobantes C producidos durante el periodo. Aunque existen algunas confusiones, LA RESOLUCION AUN ESTA VIGENTE PARA LOS COMPROBANTES TIPO C por lo que es indispensable que la Imprenta AFIP pueda generar y presentar el F.479 que debe ser informado en formato digital. 

Para generar el F.479...icono-imprenta-matacos

Matacos es el sistema generador del F.479 con el respaldo de SmartSol y pueden obtener más información haciendo clic aquí.

10. EcoFonts: son tipografías creadas para ahorrar tinta/toner. Algunas son pagas pero otras son gratuitas y pueden hacerles ahorrar hasta un 20% en tinta/toner. Se pueden descargar una ecofont gratuita de este enlace: http://www.1001fonts.com/spranq-eco-sans-font.html

Dato: el programa numerador Wichi Web incluye esta ecofonts para que numerar sea aún mucho más económico! Más info haciendo clic aquí 

Para no perder con la inflación y tener una imagen profesional

11. Sistema de Facturación y cuenta corriente: sabían que con $50.000.- en valores por cobrar en cuenta corriente y una inflación anual de 30%, cada mes de inmobilidad se pierden $1.200.- ? Para llevar un control absoluto de las cuentas corrientes implementar un sistema de facturación que fácil y rápido les permita saber quién les debe, cuánto y desde cuándo puede ser una solución. Además una empresa gráfica vende IMAGEN y un software que imprima el contenido de las facturas va a ayudar a dar un mensaje coherente, cuando entreguen facturas confeccionadas a máquina en lugar de a mano. 

Saber quién nos debe, cuánto y desde cuándo nunca fue tan fácil y rápido!
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FactureYa! es el sistema de facturación y cuenta corriente desarrollado especialmente para la Industria Gráfica. Permite trabajar con lista de precios y también escribiendo el detalle en los renglones de la factura. Pueden conocer más haciendo clic aquí

Para diseñar, retocar diseños y destacar sus trabajos

12. Base de imágenes: algunos sitios web comparten imágenes en excelente calidad y con licencia libre para ser usadas comercialmente. Por ejemplo el sitio http://unsplash.com tiene imágenes en HD y son libres para usar con cualquier destino. Todas las semanas suben 10 nuevas imágenes. También en http://www.dezignus.com hay imágenes vectoriales gratuitas para uso comercial. Pásenle el dato a sus diseñadores para mejorar y facilitar su trabajo!

13. Programa de diseño: ya sea Corel, Illustrator o FireWorks, un programa de diseño es imprescindible en toda empresa gráfica porque la necesidad de crear o retocar diseños es parte del trabajo gráfico.

Para mejorar la fluidez del trabajo y el contacto con el cliente

14. Impresor de PDF:  para que sirve crear un PDF? Para poder enviar el diseño por e-mail al cliente y verificar si está correcto y también para imprimir a la vez diseño y numeración desde Wichi Web, programa numerador. El formato PDF es el que mejor conserva la calidad del trabajo de diseño y por eso es el estándar utilizado en la Industria Gráfica. Un impresor de PDF simula una impresora. No es la mejor opción para generar PDF ya que no conserva las cualidades del diseño como si estuvieramos generando el PDF desde las funciones específicas del programa de diseño, pero si no saben cómo generar un PDF desde su programa de diseño, es una alternativa.

  • Para descargar un impresor de PDF gratuito ingresen a http://pdfcreator.softonic.com
  • Para aprender a usarlo pueden ver el tutorial para hacer simples las tecnologías en nuestro canal de Youtube.

  • Para saber más sobre cómo un diseño en PDF se puede fusionar con la numeración en el programa numerador Wichi Web puede visitar  http://www.smartsol.com.ar/numeradores.html

15. Lector de PDF: adicionalmente al impresor de PDF del punto anterior, es necesario un lector de PDF ya que es el estándar en la Industria Grafica para compartir y manejar diseños. Además, el formato PDF crea archivos de menor tamaño lo que facilita el manejo por e-mail. El lector de PDF por excelencia es del Acrobat Reader que también es gratuito y lo pueden descargar de http://get.adobe.com/es/reader/

16. Cuenta en DropBox: DropBox es un servidor en Internet que permite alojar archivos. Cuando se manejan archivos de gran tamaño como por ejemplo los diseños “crudos”, se debe utilizar un servicio como el de DropBox para poder compartirlos con el cliente o un colega ya que los servidores de correo electrónico tienen un límite en el tamaño de los archivos que se pueden adjuntar. El proceso con DropBox consiste en subir el archivo al servidor de DropBox y luego enviar por e-mail el enlace para que el destinatario pueda descargar el archivo desde DropBox. También sirve para hacer copias de seguridad ya que se puede usar para almacenar archivos.
DropBox: http://www.dropbox.com

17. Compresor de archivos: son programas que utilizan métodos para reducir el tamaño del/los archivo/s. El usuario indica uno o varios archivos que desea compactar y el programa genera con ellos uno o varios archivos de menor tamaño y con extensión referida al tipo de algoritmo de compactación que utilizó. Luego, para descompactarlos se utiliza el mismo programa o uno similar. Seguro alguna vez recibieron un archivo . zip o .rar estos archivos son compactados. Un compresor de archivos que opera con ambos formatos (son los más utilizados) es el 7-Zip: http://www.7-zip.org/

18. Sistema presupuestador: un sistema presupuestador puede ayudar a reducir el tiempo empleado en realizar los presupuestos. Así se puede aprovechar el tiempo de una manera más productiva y responder a todas las solicitudes de presupuesto que llegan. En los momentos de menor demanda, dicen los especialistas en economía, las personas buscan el menor precio. A igual costo, van a buscar la mejor calidad pero primero van a mirar el costo ya que las empresas y personas disponen de menor dinero para invertir. Con poca demanda tener el mejor precio es estar en una posición dominante en el mercado. Para poder tener el mejor precio es necesario tener el menor costo y eso se consigue “afinando el lápiz” lo cual en la Industria Gráfica lleva mucho tiempo porque son muchos los procesos e insumos que intervienen en un trabajo. Un sistema presupuestador que en menos de 5 minutos calcule un presupuesto por múltiples cantidades es la diferencia entre persistir y perecer.   

Aún no encontró el sistema presupuestador que lo convenza?
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Es porque no vió nuestros fáciles, simples y atractivos sistemas de presupuestación Mapuche! Con hermosas interfaces de usuarios, son los sistemas de presupuestación más fáciles de usar, los que requieren menos capacitación y de más rápida implementación. Comience a conocerlos haciendo clic aquí.

Por último quisiera decirles que es natural sentir cierto rechazo a la implementación de tecnologías. Es así porque en los comienzos, las tecnologías no fueron amigables con el usuario. Frases como "acceso denegado" y la incapacidad de los tecnólogos por hacer los sistemas cercanos al público en general, hicieron que las personas se sintieran excluídas. Pero esto no debería ser un impedimento para volver a probar beneficiarse de las tecnologías porque con el tiempo se fueron haciendo más "usables" y hoy día estan más al alcance de todos.

Les recuerdo que sólo el 1% de las personas estan dispuestas a hacer el esfuerzo extra que es necesario para alcanzar sus metas y objetivos. El resto vivirá sus vidas trabajando para cumplir las metas y objetivos de alguien más. Sólo el 1% de las personas se animan a salir de su zona de confort, toman en sus manos las oportunidades que brindan las nuevas tecnologías y mejoran sus vidas. Qué tipo de persona decidirán ser hoy?

 

 
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